Nghệ thuật làm việc tập trung tại đồng phục Kim Vàng
- Thứ bảy - 05/11/2016 11:37
- In ra
- Đóng cửa sổ này
Làm thế nào để tăng hiệu quả trong công việc?
Đa nhiệm & Nghệ thuật tập trung
Trong thời đại ngày nay, môi trường làm việc ngày càng trở nên áp lực hơn hết. Trong ngành may đồng phục của Kim Vàng hiện nay có những lúc phải theo đuổi cùng lúc đến mười dự án. Áp lực đã sai khiến các nhà quản lý hình thành một thói quen xấu – làm việc đa nhiệm. Vậy thế nào là làm việc đa nhiệm? Đa nhiệm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc như thế nào? Cuối cùng là làm sao để chúng ta làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn? Tất cả sẽ được tuần tự trình bày trong bài viết kỳ này.
Đa nhiệm - Multitasking:
Hãy tưởng tượng chúng ta đang duyệt qua các đề xuất cho một quyết định thì một cuộc điện thoại từ khách hàng gọi đến. Theo phản xạ, hầu hết mọi người đều nhấc máy và dành ít nhất 1 phút trao đổi trên điện thoại. Con số thoạt nhìn có vẻ ít nhưng khi chúng ta gác máy và quay trở lại với công việc đang làm thì ta phải đối mặt với một thực tế: "mình đang làm cái gì đây” hay "mình làm đến đâu rồi nhỉ”. Chúng ta đã mất thêm một khoảng thời gian nữa để tập trung trở lại. Mọi người thường có quan niệm khi làm nhiều việc cùng một lúc hay còn gọi là đa nhiệm (multitasking), họ sẽ tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh hơn. Quan điểm này hoàn toàn sai bởi vì không có bộ não nào có thể cùng lúc làm 2 việc trở lên mà chúng ta chỉ đang nhảy qua lại giữa nhiều việc (switching tasks).
Một số bạn phản ứng với tôi khi nghe điều này vì họ tin rằng Châu Bá Thông (một nhân vật trong truyện kiếm hiệp nổi tiếng của Kim Dung) có thể cùng lúc dùng tay trái vẽ hình tròn, tay phải vẽ hình vuông thì tại sao họ không thể "đa nhiệm”. Vấn đề đã được sáng tỏ khi các nhà khoa học đã chứng minh chúng ta mất một khoảng thời gian để "tái tập trung” khi chuyển sự tập trung qua lại giữa nhiều việc. Hơn nữa, "tái tập trung” sẽ càng khó hơn khi việc ta đang làm phức tạp hơn. Môt nghiên cứu khác của các nhà tâm lý học cho thấy "đa nhiệm” sẽ gây ra tình trạng stress. Các nhà quản trị kinh nghiệm đều hiểu rõ stress có ảnh hưởng xấu đến việc ra quyết định của họ vì nó gây ra cảm xúc và tâm trạng tiêu cực. Nhà quản trị kỳ cựu Mark McCormack có đưa ra lời khuyên rằng những lúc chúng ta có bực dọc trong người thì không nên giao tiếp với khách hàng mà hãy liên lạc với họ vào lúc bạn cảm thoải mái hơn.
Cuối cùng thì giải pháp đặt ra để giải quyết vấn đề này rất đơn giản nhưng đòi hỏi quá trình loại bỏ thói quen cũ và để mọi người xung quanh hiểu cách làm việc mới của bạn. Để làm việc hiệu quả hơn trong công việc chúng ta cần phải loại bỏ càng nhiều càng tốt việc chuyển sự chú ý qua lại giữa nhiều việc. Để làm được việc này tôi xin đề ra 4 cách thức sau:
(+) Lên kế hoạch thời gian rõ ràng để giải quyết các công việc cụ thể, tránh để nhiều việc đan xen, chống chéo nhau.
(+) Nếu đồng nghiệp hay ai đó nhờ bạn giúp họ việc gì đó trong lúc bạn tập trung thì hãy vui vẻ nhận lời nhưng nói rằng bạn sẽ giúp họ sau khi bạn đã xong việc của mình.
(+) Hạn chế những tiếng ồn xung quanh. Nếu bạn không có văn phòng riêng thì hãy dàng tai nghe để tránh tiếng ồn.
(+) Khi bạn muốn tập trung cao độ, hãy tạo ra những tín hiệu để mọi người xung quanh hiểu bạn không muốn bị làm phiền. Ví dụ như bạn dán một mảnh giấy màu đỏ trên bàn làm việc của mình.
Tóm lại, có rất nhiều thứ chúng ta cần phải làm để tăng hiệu quả công việc nhưng bắt tay vào thực hiện từng bước mới là quan trọng. Cải thiện hiệu quả trong bài viết này chỉ là một khía cạnh nhỏ nhưng có thể đem lại hiệu quả lớn và hơn hết là nó rất dễ để mọi người áp dụng.
Tham khảo:
R. A. Clay (2009), Mini-Multitaskers, Monitor on Psychology 40 no. 2, pp. 38-40
D. Crenshaw (2008), The myth of multitasking,San Francisco: Jossey Bass
A. Tugend (2008), Multitasking can make you lose…Um…Focus, The New York Times p.B7
S. P. Robbins & T. A. Judge (2013), Organizational behavior, New Jersey: Pearson
M. H. McCormack (1984), What they don’t teach you at Harvard Business School, US: Bantam
Todd Dewett (2013), Managing your time, Lynda online course.
Đa nhiệm & Nghệ thuật tập trung
Trong thời đại ngày nay, môi trường làm việc ngày càng trở nên áp lực hơn hết. Trong ngành may đồng phục của Kim Vàng hiện nay có những lúc phải theo đuổi cùng lúc đến mười dự án. Áp lực đã sai khiến các nhà quản lý hình thành một thói quen xấu – làm việc đa nhiệm. Vậy thế nào là làm việc đa nhiệm? Đa nhiệm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc như thế nào? Cuối cùng là làm sao để chúng ta làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn? Tất cả sẽ được tuần tự trình bày trong bài viết kỳ này.
Đa nhiệm - Multitasking:
Hãy tưởng tượng chúng ta đang duyệt qua các đề xuất cho một quyết định thì một cuộc điện thoại từ khách hàng gọi đến. Theo phản xạ, hầu hết mọi người đều nhấc máy và dành ít nhất 1 phút trao đổi trên điện thoại. Con số thoạt nhìn có vẻ ít nhưng khi chúng ta gác máy và quay trở lại với công việc đang làm thì ta phải đối mặt với một thực tế: "mình đang làm cái gì đây” hay "mình làm đến đâu rồi nhỉ”. Chúng ta đã mất thêm một khoảng thời gian nữa để tập trung trở lại. Mọi người thường có quan niệm khi làm nhiều việc cùng một lúc hay còn gọi là đa nhiệm (multitasking), họ sẽ tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh hơn. Quan điểm này hoàn toàn sai bởi vì không có bộ não nào có thể cùng lúc làm 2 việc trở lên mà chúng ta chỉ đang nhảy qua lại giữa nhiều việc (switching tasks).
Một số bạn phản ứng với tôi khi nghe điều này vì họ tin rằng Châu Bá Thông (một nhân vật trong truyện kiếm hiệp nổi tiếng của Kim Dung) có thể cùng lúc dùng tay trái vẽ hình tròn, tay phải vẽ hình vuông thì tại sao họ không thể "đa nhiệm”. Vấn đề đã được sáng tỏ khi các nhà khoa học đã chứng minh chúng ta mất một khoảng thời gian để "tái tập trung” khi chuyển sự tập trung qua lại giữa nhiều việc. Hơn nữa, "tái tập trung” sẽ càng khó hơn khi việc ta đang làm phức tạp hơn. Môt nghiên cứu khác của các nhà tâm lý học cho thấy "đa nhiệm” sẽ gây ra tình trạng stress. Các nhà quản trị kinh nghiệm đều hiểu rõ stress có ảnh hưởng xấu đến việc ra quyết định của họ vì nó gây ra cảm xúc và tâm trạng tiêu cực. Nhà quản trị kỳ cựu Mark McCormack có đưa ra lời khuyên rằng những lúc chúng ta có bực dọc trong người thì không nên giao tiếp với khách hàng mà hãy liên lạc với họ vào lúc bạn cảm thoải mái hơn.
Cuối cùng thì giải pháp đặt ra để giải quyết vấn đề này rất đơn giản nhưng đòi hỏi quá trình loại bỏ thói quen cũ và để mọi người xung quanh hiểu cách làm việc mới của bạn. Để làm việc hiệu quả hơn trong công việc chúng ta cần phải loại bỏ càng nhiều càng tốt việc chuyển sự chú ý qua lại giữa nhiều việc. Để làm được việc này tôi xin đề ra 4 cách thức sau:
(+) Lên kế hoạch thời gian rõ ràng để giải quyết các công việc cụ thể, tránh để nhiều việc đan xen, chống chéo nhau.
(+) Nếu đồng nghiệp hay ai đó nhờ bạn giúp họ việc gì đó trong lúc bạn tập trung thì hãy vui vẻ nhận lời nhưng nói rằng bạn sẽ giúp họ sau khi bạn đã xong việc của mình.
(+) Hạn chế những tiếng ồn xung quanh. Nếu bạn không có văn phòng riêng thì hãy dàng tai nghe để tránh tiếng ồn.
(+) Khi bạn muốn tập trung cao độ, hãy tạo ra những tín hiệu để mọi người xung quanh hiểu bạn không muốn bị làm phiền. Ví dụ như bạn dán một mảnh giấy màu đỏ trên bàn làm việc của mình.
Tóm lại, có rất nhiều thứ chúng ta cần phải làm để tăng hiệu quả công việc nhưng bắt tay vào thực hiện từng bước mới là quan trọng. Cải thiện hiệu quả trong bài viết này chỉ là một khía cạnh nhỏ nhưng có thể đem lại hiệu quả lớn và hơn hết là nó rất dễ để mọi người áp dụng.
Tham khảo:
R. A. Clay (2009), Mini-Multitaskers, Monitor on Psychology 40 no. 2, pp. 38-40
D. Crenshaw (2008), The myth of multitasking,San Francisco: Jossey Bass
A. Tugend (2008), Multitasking can make you lose…Um…Focus, The New York Times p.B7
S. P. Robbins & T. A. Judge (2013), Organizational behavior, New Jersey: Pearson
M. H. McCormack (1984), What they don’t teach you at Harvard Business School, US: Bantam
Todd Dewett (2013), Managing your time, Lynda online course.